Témoignage de Hotela

Gestion de la paye certifiée CCNT

HOTELA offre la prestation de gestion des salaires certifiée CCNT grâce à la solution de paye du Groupe T2i.

Organisation sans but lucratif et spécialiste des assurances sociales avec près de 200 collaborateurs, HOTELA a choisi la solution du Groupe T2i pour gérer les payes de ses clients.

La flexibilité de la solution du Groupe T2i permet à HOTELA d’offrir le premier service en Suisse permettant d’automatiser et centraliser en un point de contact unique la gestion de la paye et des assurances sociales.

Pour accompagner HOTELA dans l’amélioration de ses services, Groupe T2i a intégré sa solution de gestion de la paye, à la première et seule « prestation salaires » ayant été certifié CCNT de l’hôtellerie-restauration (HOTELA Full). Cette intégration a été réalisée en lien avec la plateforme web d’annonce d’événements des assurances sociales déjà en service chez HOTELA (Hotela+)

« Nous sommes parti du constat que de nombreux clients omettaient d’annoncer systématiquement les événements d’assurance (nouveau collaborateur, accident, modifications des données personnelles,…) même si cela est obligatoire. L’objectif était donc de simplifier  les annonces pour nos clients tout en facilitant le travail de nos équipes » explique Gilbert Caillet-Bois, directeur des Opérations et Assurances chez HOTELA.

Par son caractère saisonnier, le domaine de l’hôtellerie-restauration est caractérisé par de nombreux mouvements de personnels. Avant la mise en place de cette solution, toutes les procédures d’annonces (d’un nouvel employé jusqu’à son départ en passant par une demande d’allocation familiale) étaient très fastidieuses : formulaire papier, pdf en ligne, e-mail, etc. Les oublis et les erreurs étaient fréquents. La plateforme d’annonce d’événement (Hotela+) permet de saisir automatiquement les annonces en ligne et de suivre en temps réel l’évolution de la demande dans les étapes du processus.

« Aujourd’hui, tous les formulaires sont supprimés ! Nos clients n’ont plus besoin de connaître les assurances sociales, en annonçant les événements en ligne, toutes les modifications d’assurances sont automatiquement traitées » explique Tiago Joaquim, manager en charge du département Back Office Clients.

La volumétrie globale de ce projet représente 120 000 événements d’assurance par année pour environ 70 000 assurés.

Du traitement des assurances sociales à la gestion de la paye !

Pour compléter cette offre, Groupe T2i a mis à disposition sa solution de gestion de la paye qui  permet à HOTELA d’aller plus loin et de traiter pour ses clients plus de 1500 salaires par mois.

« En développant le portail d’annonce, nous avons constaté que la gestion des payes pour nos clients ne nécessitait que peu de ressources supplémentaires car nous possédions toutes les informations utiles et les compétences métier. La flexibilité de la solution du Groupe T2i et sa capacité d’intégration à nos outils ont permis de relever le défi et de concrétiser cette démarche. » indique Gilbert Caillet-Bois. Les bénéfices pour le client sont nombreux : gain de temps, d’argent, sécurité accrue…

Concrètement, un gestionnaire est en mesure de traiter 3 fois plus de dossiers que par le passé grâce à l’automatisation des processus : double saisie évitée, saisie des heures automatisée, etc. Toutes les données de tous les systèmes sont identiques ce qui garantit l’uniformité de tous les documents (facture LPP, fiche de salaire, etc.).

« Tout le monde est gagnant : les restaurateurs peuvent se consacrer à leur activité sans se soucier des tâches administratives tout en étant assurés de répondre aux exigences de la CCNT et de la loi; quant à nous, l’outil permet à nos gestionnaires de fournir un travail efficace et précis. » conclut Tiago Joaquim.

Ce projet a été mis en place en une année, de la définition du besoin au lancement de la commercialisation de la solution en passant par l’intégration et les développements spécifiques. « La connaissance du métier des salaires et l’écoute des équipes du Groupe T2i ont fortement contribué à la réussite du projet dans un délai aussi court » conclut Gilbert Caillet-Bois. La solution de gestion de la paye du Groupe T2i a été facilement adoptée par les équipes d’HOTELA après une courte formation.

HOTELA et le Groupe T2i prévoient de poursuivre la démarche d’automatisation en proposant notamment de nouvelles fonctionnalités à ses clients.