Trois tendances pour une GED transverse, vivante et intelligente

Après avoir compris tous les avantages de la dématérialisation de certains documents comme les factures, les entreprises cherchent désormais à mettre en place une gestion électronique des documents transverse, globale et « intelligente ». En matière de GED, quelles sont pour 2019 les tendances au regard des besoins et des demandes des entreprises ? Décryptage avec Jean-Louis Sadokh, Directeur Général de Groupe T2i France

L’acquisition intelligente des documents

La première des tendances décelée porte sur le moment de la capture du document, qu’il soit sous format papier ou déjà dématérialisé.  « Il devient essentiel de faciliter la vie de l’utilisateur au moment de la capture du document en automatisant son indexation dans un objectif d’amélioration de l’expérience utilisateur », explique Jean-Louis Sadokh. Pour y parvenir, le recours aux outils digitaux de la dématérialisation (intelligence artificielle, analyse sémantique, LAD, RAD, OCR, entre autres), est précieux. « La solution doit aller plus loin dans une notion d’intelligence intuitive avec l’utilisateur en lui proposant, de manière prédictive, un classement ou une indexation sans qu’il n’ait besoin de saisir des mots-clés, de rechercher parmi les index et de dérouler des menus pour y parvenir », poursuit-il.

Si l’ergonomie d’une solution de GED prend une importance prépondérante c’est parce que les besoins des entreprises évoluent. De plus en plus de typologies de documents – et plus seulement uniquement les factures et les feuilles de paie – sont dématérialisées. Le cabinet d’études Xerfi-Precepta prévoit une croissance annuelle du marché de la dématérialisation en France de plus de 7 % par an en 2019 et 2020. Autre phénomène, les dirigeants d’entreprises souhaitent également intégrer leurs archives documentaires dans la GED pour les avantages générés, notamment en matière de recherche et de gains de place. L’élargissement du fond documentaire d’une GED unifiée en fait ainsi un véritable outil central de l’entreprise, en complément de son ERP. Un outil qui doit être accessible à de plus en plus d’utilisateurs, et non uniquement aux spécialistes. « La recherche doit pouvoir s’effectuer par le langage libre, il faut aussi intégrer un thesaurus métier et faciliter la recherche des documents », ajoute Jean-Louis Sadokh.

La traçabilité au service de la valeur probante

Seconde tendance autour de laquelle se concentre la demande des entreprises : la valeur probante des documents. « La typologie des documents se diversifie de plus en plus, et nos clients souhaitent que l’ensemble des documents stockés dans leur GED ait une valeur probante », précise Jean-Louis Sadokh. « Nous avons d’ailleurs beaucoup travaillé avec le cabinet d’audit PWC sur ces aspects afin de faire évoluer notre solution Youdoc en ce sens ».

Par exemple, la traçabilité d’un document est totale tout au long de son cycle de vie, un moteur d’évènements permettant de retrouver chaque modification pour chaque utilisateur. Pour répondre aussi à la problématique de la diversité des types de documents, un calendrier de conservation indique la durée de conservation. « La sensibilité juridique étant plus ou moins forte selon le document, l’objectif est aussi de simplifier les choses », rappelle-t-il. Bien évidemment, la sécurisation des données reste un élément essentiel aux yeux des entreprises, d’autant que la RGPD est entrée en vigueur, renforçant encore l’exigence sur ce point.

Une GED vivante et partagée

Troisième tendance forte en matière de GED en 2019, la gestion des cas métiers. De plus en plus de documents sont désormais présents dans la GED, et il devient forcément utile de pouvoir les diffuser ou de les partager dans un esprit de travail collaboratif. Si le besoin des entreprises est de plus en plus important, il convient toutefois de définir des conditions d’utilisation. « La meilleure solution est un Case Management semi-automatique : pour chaque document à partager, un chemin avec des étapes prédéfinies est décidé, mais il sera possible d’en dévier à tout moment en ajoutant par exemple de nouvelles validations », précise Jean-Louis Sadokh.

Un document peut ainsi être partagé entre des utilisateurs internes, des documents publiés en direction de clients et de fournisseurs, en fonction de l’évolution d’un dossier. C’est l’utilisateur lui-même qui fixe et modifie les conditions de circulation, sans avoir recours au service informatique. « C’est une souplesse totale par rapport à un BPM ou un Workflow qui va faire de la GED l’outil collaboratif de plus en plus utilisé par les entreprises », conclut-t-il. D’autant que, pour reprendre les deux tendances précédentes, cette GED collaborative met l’accent sur la traçabilité, la sécurité et la simplicité d’utilisation.

La GED devient véritablement un outil transverse, connecté à l’ensemble des systèmes de l’entreprise (ERP, CRM), et gérant toutes ses données non structurées passées et présentes.