Témoignage de la Commune de Puidoux

Découvrez le témoignage de la Commune de Puidoux qui utilise Youdoc, la solution de gestion électronique de document du Groupe T2i, aux services de la Bourse communale et de la Population. Une solution qui leur permet de faciliter l’accès à l’information, le partage et la circulation de documents. Une manière de rationaliser et d’optimiser le travail de leurs collaborateurs.

Pouvez-vous nous présenter en quelques mots la Commune de Puidoux ?

La Commune de Puidoux compte 2900 habitants pour une superficie de 3814 ha, elle s’étend du lac Léman au canton de Fribourg. La diversité de ses paysages est telle que l’on passe de la vigne à la campagne, des forêts aux pâturages. La beauté de la région lui a d’ailleurs valu en 2007 l’inscription au patrimoine mondial de l’Unesco. La Commune de Puidoux compte également sur son territoire de nombreuses entreprises d’envergure.

Pourquoi avoir choisi le Groupe T2i pour la mise en œuvre de la GED ?

Nous travaillons avec le Groupe T2i depuis plus de 30 ans étant donné que nous avons informatisé pour la première fois notre administration en 1986. Nous sommes restés fidèles à notre fournisseur historique car il est à l’écoute de nos besoins et leurs produits évoluent en permanence.

Nous pouvons compter sur la disponibilité de son service de support technique qui trouve toujours les solutions pour nous venir en aide. Nous apprécions également l’amabilité de ses collaborateurs avec qui nous entretenons d’excellentes relations.

Dans quel contexte avez-vous souhaité initier ce projet ? Quels étaient les enjeux et les bénéfices attendus ?

Dans une dynamique d’amélioration, nous avons décidé en 2013 de moderniser notre manière de travailler en mettant en place une GED transverse aux services de la Bourse communale et de la Population.

De par notre métier, nous traitons quotidiennement énormément de documents de natures différentes. Auparavant, chaque service classait ses documents. Les mêmes documents pouvaient se retrouver classer dans chaque service.

Y a-t-il eu un avant et un après GED ?

Grâce à la gestion électronique de documents, je ne perds pas de temps à consulter mes classeurs de pièces comptables qui se trouvent dans mon bureau ou pour des pièces plus anciennes aux archives. L’ensemble des documents est centralisé en un seul endroit. Un simple clic sur le numéro de la pièce comptable dans notre solution comptable me permet d’afficher le document instantanément à l’écran, comme par exemple, une facture, les procédures de recouvrement, le contrat de location de la photocopieuse ou les baux à loyer, puis selon la demande de l’impression ou mieux encore de l’adresser directement par voie électronique.

La gestion électronique de documents, pour ma part, me fait gagner beaucoup de temps car très régulièrement, les Municipaux, notre chef de voirie ou notre fiduciaire lors du contrôle des comptes, me demandent des copies de factures ou autres documents.

Mais plus important, au niveau des comptes d’investissements qui s’étendent sur plusieurs exercices comptables, en cliquant sur le bouton « GED » de notre logiciel financier, nous accédons directement aux préavis, aux rapports des commissions avec bien sûr la consultation des factures en tout temps.

En ce qui concerne la gestion du personnel, sous le dossier du collaborateur, nous retrouvons l’ensemble des documents le concernant allant de la lettre d’engagement aux décisions d’allocations familiales.

Quelles sont les prochaines étapes de votre transformation digitale ?

D’ici la fin de cette année 2019, le service du Greffe municipal va mettre en place la gestion électronique de documents. Au préalable, un plan de classement a été établi afin que l’introduction de la GED se passe dans de bonnes conditions.

Témoins : Dominique Kaser, boursier communal ; Saskia Lätt, adjointe du boursier communal

Solution du Groupe T2i utilisée : Youdoc