Erfahrungsbericht der Gemeinde Puidoux

Lesen Sie den Erfahrungsbericht der Gemeinde Puidoux, die Youdoc, die Lösung für elektronisches Dokumentenmanagement der Groupe T2i, in den Abteilungen Gemeindebörse und Bevölkerung einsetzt. Eine Lösung, die es ihnen ermöglicht, den Zugang zu Informationen, die gemeinsame Nutzung und den Umlauf von Dokumenten zu erleichtern. Eine Möglichkeit, die Arbeit ihrer Mitarbeiter zu rationalisieren und zu optimieren.

Können Sie uns in wenigen Worten die Gemeinde Puidoux vorstellen?

Die Gemeinde Puidoux hat 2900 Einwohner und eine Fläche von 3814 ha. Sie erstreckt sich vom Genfersee bis zum Kanton Freiburg. Ihre Landschaften sind so vielfältig, dass man von den Weinbergen auf das Land, von den Wäldern auf die Weiden gelangt. Aufgrund der Schönheit der Region wurde sie 2007 von der UNESCO zum Weltkulturerbe erklärt. Die Gemeinde Puidoux zählt auf ihrem Gebiet auch zahlreiche bedeutende Unternehmen.

Warum haben Sie die T2i Group für die Einführung des EDM gewählt?

Wir arbeiten seit über 30 Jahren mit der Groupe T2i zusammen, da wir unsere Verwaltung erstmals 1986 computerisiert haben. Wir sind unserem langjährigen Anbieter treu geblieben, weil er auf unsere Bedürfnisse eingeht und ihre Produkte ständig weiterentwickelt werden.

Wir können uns auf die Verfügbarkeit seines technischen Supports verlassen, der immer Lösungen findet, um uns zu helfen. Wir schätzen auch die Freundlichkeit seiner Mitarbeiter, zu denen wir ein ausgezeichnetes Verhältnis haben.

In welchem Kontext wollten Sie dieses Projekt initiieren? Was waren die Herausforderungen und die erwarteten Vorteile?

Im Rahmen einer Verbesserungsdynamik haben wir 2013 beschlossen, unsere Arbeitsweise zu modernisieren und ein DMS einzuführen, das für die Abteilungen Gemeindebörse und Bevölkerung übergreifend ist.

Aufgrund unserer beruflichen Tätigkeit verarbeiten wir täglich sehr viele Dokumente unterschiedlicher Art. Früher klassifizierte jede Abteilung ihre Dokumente. Die gleichen Dokumente konnten in jeder Abteilung klassifiziert werden.

Gab es ein Vorher und ein Nachher des DMS?

Dank der elektronischen Dokumentenverwaltung verschwende ich keine Zeit mehr damit, meine Ordner mit Buchungsbelegen, die sich in meinem Büro befinden, oder für ältere Belege im Archiv durchzusehen. Alle Dokumente sind an einem Ort zentralisiert. Mit einem einfachen Klick auf die Nummer des Buchungsbelegs in unserer Buchhaltungslösung kann ich das Dokument sofort auf dem Bildschirm anzeigen lassen, z. B. eine Rechnung, Inkassoverfahren, den Mietvertrag für den Fotokopierer oder Mietverträge, und dann je nach Wunsch ausdrucken oder noch besser direkt elektronisch versenden.

Die elektronische Dokumentenverwaltung erspart mir meinerseits viel Zeit, denn sehr regelmässig bitten mich die Stadtverordneten, unser Strassenmeister oder unser Treuhänder bei der Rechnungsprüfung um Kopien von Rechnungen oder anderen Dokumenten.

Aber noch wichtiger ist, dass wir bei Investitionsrechnungen, die sich über mehrere Rechnungsjahre erstrecken, mit einem Klick auf die Schaltfläche „GED“ in unserer Finanzsoftware direkt auf die Vorbescheide, die Berichte der Kommissionen und natürlich auch auf die Rechnungen zugreifen können.

Was die Personalverwaltung betrifft, so finden wir unter dem Dossier des Mitarbeiters alle ihn betreffenden Dokumente, vom Anstellungsschreiben bis zu den Entscheidungen über die Familienzulagen.

Was sind die nächsten Schritte in Ihrer digitalen Transformation?

Bis Ende dieses Jahres 2019 wird die Abteilung der Stadtkanzlei das elektronische Dokumentenmanagement einführen. Im Vorfeld wurde ein Aktenplan erstellt, damit die Einführung des DMS reibungslos verläuft.

Testimonial: Dominique Kaser, Gemeindestaatssekretär; Saskia Lätt, Stellvertreterin des Gemeindestaatssekretärs.

Verwendete Lösung der T2i Group: Youdoc